Eine Instanz verwalten

Personen, Gruppen und Einladungen

Wer die Instanz kennt, was eine Person darf, wie Gruppen Rollen bekommen und wie du jemanden vor der ersten Anmeldung zuweist.

Personen und Gruppen findest du im Adminbereich unter Zugriff. Eine Person legst du nicht an: Sie erscheint nach ihrer ersten Anmeldung von selbst, ohne jedes Recht.

Die Personenliste lesen

Alle, die sich angemeldet haben zeigt je Person Name, E-Mail, Zuerst gesehen, Letzte Anmeldung und die Zahl ihrer Rollen. Wer die Rolle admin hat, trägt die Marke Administrator. Mit Filtern suchst du nach Name oder E-Mail.

Letzte Anmeldung zählt nur die Anmeldung im Browser. Wer nur mit einem Zugriffstoken arbeitet, erscheint dort als lange nicht gesehen.

Darunter steht Eingeladen, nie angemeldet: Adressen, die du vorab zugewiesen hast und die sich noch nicht angemeldet haben.

Die Seite einer Person

Wähle in der Liste den Namen.

• Wirksame Rechte fasst alle Rollen der Person zusammen: je Collection die Stufe für Lesen und Schreiben, dazu ihre Werkzeuge und Fähigkeiten. Bei mehreren Rollen gewinnt das weiteste Recht.
• warum hinter einer Collection erklärt den Zugriff: das Urteil in einem Satz und unter Woher es kommt jede Rolle, die dazu beiträgt, direkt gehalten oder über eine Gruppe. Mit Zugriff erklären auf fragst du auch nach einer Collection, auf die die Person kein Recht hat.
• Zugriffstoken zeigt die Token, die die Person ausgestellt hat, mit Zustand und letzter Nutzung.
• Rollen zeigt jede Rolle mit dem Weg: direkt oder über die Gruppe.

Ändern kannst du auf dieser Seite nur eines: ein Token widerrufen. Rollen gibst und nimmst du auf der Seite der Rolle oder der Gruppe.

Ein Token widerrufen

Wähle beim Token Widerrufen und bestätige. Das Token gilt ab sofort nicht mehr, ein Agent kann sich damit nicht mehr anmelden. Ausstellen kann ein Token nur die Person selbst.

Eine Gruppe anlegen und ihr Rollen geben

Eine Gruppe fasst Personen zusammen, zum Beispiel ein Team. Rechte trägt sie keine: Sie bekommt Rollen, und jedes Mitglied hat jede Rolle der Gruppe.

1. Wähle Zugriff, Gruppen.
2. Trage unter Neue Gruppe einen Namen ein und wähle Anlegen.
3. Öffne die Gruppe. Suche unter Mitglieder nach Name oder E-Mail und wähle Hinzufügen.
4. Wähle unter Rollen eine Rolle und dann Geben.

Entfernen nimmt ein Mitglied oder eine Rolle wieder weg. Die Person verliert dann jede Rolle, die sie nur über diese Gruppe hatte. Beides wirkt bei der nächsten Anfrage.

Grenzen:

• Die Rolle admin lässt sich keiner Gruppe geben. Nimm Administratorinnen und Administratoren direkt in die Rolle auf.
• Löschen geht nur bei einer Gruppe ohne Mitglieder und ohne Rollen. Entferne beides zuerst.
• Unter Kontextwerte steht, welchen Werten die Gruppe zugeordnet ist. Zuordnen kannst du sie auf der Seite des Kontexts.

Eine Person vorab zuweisen

Finden lässt sich nur, wer sich schon angemeldet hat. Für alle anderen gibt es die Vorab-Zuweisung per E-Mail-Adresse, in eine Rolle oder in eine Gruppe:

1. Öffne die Rolle (Reiter Personen) oder die Gruppe.
2. Trage die vollständige E-Mail-Adresse ins Suchfeld ein und wähle Suchen.
3. Wähle Diese Adresse vorab zuweisen.

Die Adresse steht danach in der Mitgliederliste mit dem Vermerk wartet bis und einem Datum, und in der Personenliste unter Eingeladen, nie angemeldet. Meldet sich jemand zum ersten Mal mit dieser Adresse an, wird daraus eine Mitgliedschaft.

• Verfall: Eine Vorab-Zuweisung verfällt nach 90 Tagen. Sie trägt dann die Marke abgelaufen und bewirkt nichts mehr.
• Zurückziehen: Wähle bei der Adresse Entfernen, auf der Seite der Rolle oder Gruppe. Die Instanz fragt nicht nach, denn du nimmst eine Absicht zurück und kein Recht.
• Nicht in die Rolle admin: Die Adresse einer Anmeldung ist nicht immer geprüft, und diese Rolle öffnet die Instanz. Nimm die Person auf, sobald sie sich angemeldet hat.