Struktur: Collections und Felder
Collections anlegen, Felder ergänzen und stilllegen, Indexe pflegen. Was entsteht, bleibt.
Die Struktur deiner Instanz findest du unter Struktur, Schema. Die Seite listet jede Collection mit internem Namen, Anzahl Felder und Zustand. Darunter steht Registry und Datenbank: der Abgleich zwischen dem, was die Instanz über ihre Collections weiss, und dem, was in der Datenbank steht.
Karte ansehen zeigt dieselben Collections als Beziehungen: welche Collection auf welche zeigt, und über welches Feld. Die Tabelle Beide Richtungen nennt je Collection, worauf sie zeigt und wer auf sie verweist.
Was sich nicht ändern lässt
Eine Collection und ein Feld lassen sich nicht löschen, und der Typ eines Felds ist fest. Auch ein Wert eines Auswahlfelds bleibt, sobald er da ist.
Das schützt den Betrieb: Ein Werkzeug, das heute läuft, findet morgen dieselben Felder vor. Keine Änderung an der Struktur nimmt jemandem Daten weg. Was du nicht mehr brauchst, legst du still. Wähle Namen und Typen deshalb mit Bedacht.
Eine Collection anlegen
- Öffne unter der Liste Neue Collection.
- Trage Name und Titel ein.
- Nenne unter Zweck und Aufbewahrungsfrist den Zweck und die Aufbewahrungsfrist: eine Anzahl Monate oder unbegrenzt. Beides ist Pflicht.
- Lege unter Erstes Feld mindestens ein Feld an: Name, Typ und ob es Pflicht ist.
- Wähle Anlegen.
Die Feldtypen beschreibt Collections und Felder.
Mit Als Entwurf siehst nur du die Collection, bis du sie veröffentlichst. Auf ihrer Seite stehen dann Veröffentlichen und Verwerfen. Veröffentlichen lässt sich nicht rückgängig machen. Verwerfen entfernt den Entwurf mit allem, was darin steht, und der Name wird wieder frei.
Eine neue Collection gibt niemandem Zugriff, auch dir nicht. Rechte vergibst du an einer Rolle, siehe Rechte vergeben.
Die Seite einer Collection
Der Kopf nennt die Tabelle, den Zustand, den Zweck und die Frist. Darunter stehen vier Reiter:
- Felder: die Felder in der Reihenfolge des Anlegens, dazu die Formulare zum Ändern.
- Indexe: alles, was die Datenbank an Indexen hält.
- Diagramm: Tabellen und Spalten, wie sie in der Datenbank stehen, mit den Systemspalten.
- Zugriff: die Rollen mit Zugriff und ihre Stufen für Lesen und Schreiben. Grants erteilst und widerrufst du auf der Seite der Rolle.
Felder ergänzen und ändern
Die Formulare stehen eingeklappt unter der Feldliste:
- Feld ergänzen: Name, Typ und Pflicht. Das neue Feld steht am Ende der Liste.
- Feld umbenennen: Wähle das Feld und trage den neuen Namen ein. Der alte Name gilt weiter, bestehende Werkzeuge laufen also unverändert.
- Wert zu einem Auswahlfeld ergänzen: Wähle das Feld, trage den Wert ein und wähle Hinzufügen.
- Zweck und Aufbewahrungsfrist: Hier trägst du beides nach oder änderst es.
Stilllegen und reaktivieren
Stilllegen gibt es je Feld und für die ganze Collection. Die Instanz fragt vorher nach.
- Ein stillgelegtes Feld nimmt keine Werte mehr an. Gespeichertes bleibt lesbar. Ein Werkzeug, das das Feld noch schickt, bekommt einen Fehler mit dem Feldnamen.
- Eine stillgelegte Collection nimmt keine neuen Zeilen mehr an. Bestehende bleiben lesbar.
Beides ist kein Löschen. Mit Reaktivieren nimmst du es zurück.
Indexe anlegen und entfernen
Sortierung, die Einschränkung auf eigene Zeilen und Verweise deckt die Instanz selbst ab. Einen eigenen Index brauchst du, wenn ein Filter auf einer grossen Collection langsam wird.
Wähle im Reiter Indexe unter Index anlegen ein bis drei Felder und dann Anlegen. Die Reihenfolge zählt: Ein zusammengesetzter Index dient einem Filter auf dem ersten Feld, auf den ersten zwei und so weiter, nie auf dem zweiten allein. Je Collection sind höchstens fünf angelegte Indexe möglich.
Entfernen gibt es nur für Indexe, die du angelegt hast. Daten bleiben unberührt, Abfragen können langsamer werden, und du kannst den Index wieder anlegen.
Der Abgleich
Steht unter Registry und Datenbank der Vermerk stimmt überein, ist nichts zu tun. Weicht etwas ab, zeigt die Seite der betroffenen Collection oben die Tabelle Abweichungen von der Datenbank mit Feld, Art und Befund. Dieselbe Angabe steht auf der Übersicht unter Zustand dieser Instanz.